Freshbooks — Création d’une banque d’heure de support

Vous êtes infographiste, programmeur, vous avez la main dans le code et sur la souris pour vos clients et vous vous demandez comment facturer aisément votre support technique pour les petits travaux virtuels sans devoir créer de mini facture à chaque fois ?

Facile avec Freshbooks, le meilleur outil de facturation en ligne !

Pour les petits travaux qui ne demandent que de 15  à 60 minutes, il est quelque peu désolant de devoir générer une facture et faire un saut à la banque pour y déposer un minichèque. Beaucoup de mes clients payent par Paypal, mais certains préfèrent s’acquitter de leur facture par chèque.

Voici ma méthode de travail pour créer une banque d’heures pour les mises à jour des sites de mes clients ainsi que le support technique.

Vendre une banque d’heure

1. Vous devez, dans un premier temps, vendre une banque d’heure à votre client que vous convertirez en crédit à son compte par la suite.

Time Tracking

2. Il faut cliquer sur Time Tracking dans le menu et sur Projects pour ajouter votre nouveau projet client qu’est son support. À cet endroit, vous créer le type de tâche que vous allez facturer. Support technique, mise à jour, etc. Vous pouvez utiliser un taux horaire global ou particulier pour votre client. Pour ma part, j’offre un rabais conséquent à mes clients qui prépayent pour plus qu’une heure.

Compiler le temps

3. Maintenant, il faut vous équiper pour compiler à la minute près le temps consacré au support à vos clients. Pour se faire, Freshbooks à une jolie liste d’application que vous pouvez utiliser sur PC, Mac. Pour la version Mac, celle que j’utilise, un widget est installé et communique avec Freshbooks par l’API.

Il n’est pas obligatoire d’utiliser un widget, il vous est possible d’utiliser l’interface en ligne de Freshbooks pour ajouter manuellement le temps que vous avez consacré.

Il est important de détailler la tâche effectuée, cela aide au suivi avec le client et lui signale ce qui a été fait.

Facturer

4. Quand vous avez terminé une tâche pour votre client et qu’elle a été compilée par l’option Time Tracking, il faut passer à la facturation.

Personnellement, dès qu’une ou plusieurs tâches affectées à un même mandat a été effectuées, je génère de suite la facture avec le compte rendu (détails de l’opération).

Toujours dans la section Time Tracking de Freshbooks, il vous faut cliquer sur Generate Invoice. Après la sélection du client à facturer, n’oubliez pas de sélectionner le type de facture détaillé. De cette manière, la facture contiendra les notes que vous avez ajoutées pour détailler votre travail.

Appliquer le crédit

5. Lorsque la facture est générée, n’oubliez pas d’appliquer le crédit de votre client que vous avez déjà en banque. Le montant de votre facture sera débité à même la banque d’heure prépayée.

Comme vous pouvez le  constater, il est très facile de gérer une banque d’heure pour le support à vos clients.

Des questions ?

Lors de la création de ce billet, j’ai tenu pour acquis que vous ayez déjà mis le nez dans Freshbooks. Si vous avez des questions, n’hésitez pas utiliser la zone commentaire, je me ferai un plaisir de vous épauler.

2 commentaires On Freshbooks — Création d’une banque d’heure de support

  • Bonjour,
    Je dois créer une note de crédit à partir d’une facture existante.
    Cad que j’ai une facture ouverte qui ne sera jamais payée, je dois donc fictivement rembourser le client pour ne pas à avoir à payer la TVA.
    Je n’arrive pas comprendre comment m’y prendre sur Freshbook.
    Merci de m’éclairer si vous avez une idée.
    Bien à vous.
    Dan

    • Bonjour Dan !

      Si je comprends bien, vous désirez appliquer un remboursement à la facture de votre client ?

      Pour ce faire, vous devez aller dans ladite facture, et ajouter un item « remboursement » (ou tout autre terme que vous désirez).
      Le montant de l’item doit être négatif.
      Si la somme de votre facture est de 100€, vous écrivez -100 et la facture sera mise à zéro.

      En procédant de cette facture, vous avez une preuve que vous avez remboursé votre client et l’ordre de vos # de factures n’est pas tronqué.

      En en espérant que cela répond à votre question. Si non, n’hésitez pas 🙂

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